Grazie alla apposita funzionalità
disponibile in U-Web missioni, il richiedente può compilare e presentare la
richiesta di rimborso per una missione precedentemente autorizzata. Il sistema
genera un documento gestionale che consente la definizione, il calcolo e il
pagamento di quanto dovuto al rientro dalla missione sia come rimborso spese,
che come indennità forfettaria, se spettante. Il sistema determina quanto
dovuto al soggetto tenendo conto: sia dei limiti fissati dal regolamento
missioni dell'ente (es. importi massimi rimborsabili per alcune tipologie di
spesa, importo dell'indennità di trasferta), sia dei limiti fissati dal TUIR
(Testo Unico delle Imposte sui Redditi) per definire le eventuali somme
imponibili ai fini fiscali.
Per il personale dipendente e per quello
assimilato a lavoro dipendente, le regole per la corretta definizione della
eventuale quota da tassare, sia per il rimborso delle spese, che per
l'indennità sono fissate dal TUIR all'art.51 comma 5, che distingue tra
missioni effettuate all'interno del territorio comunale e fuori dallo stesso
(sia in Italia, che all'estero).
Il richiedente dovrà
caricare nel sistema, come allegato alla richiesta di rimborso, le copie per
immagine deli scontrini e delle ricevute relative alle spese sostenute nel
corso della missione, verificando sotto la propria responsabilità i
documenti allegati.
L'ampiezza complessiva dei file caricati in
ciascuna richiesta di rimborso missione non deve superare 10 MB. Si raccomanda pertanto, in fase di acquisizione della
copia per immagine degli scontrini e delle ricevute cartacee, di contenere al
massimo l'ampiezza dei file prodotti e di utilizzare pertanto una risoluzione
non superiore ai 200 dpi. Formati
ammissibili per gli allegati sono: pdf/A, pdf, jpeg, jpg, png, tiff. E' raccomandato
l'uso dei formati pdf/A e pdf.
Il richiedente deve custodire gli originali
dei giustificativi di spesa per un periodo di almeno di 6 mesi a partire
dalla data di liquidazione del rimborso spese, salvo i casi in cui sia
chiamato dall'Ufficio competente a consegnare i documenti originali e cioè:
