Controlli, contabilizzazione e liquidazione

• Nel caso di giustificativi prodotti da operatori economici di Stati appartenenti all'elenco dell'Unione Europea delle giurisdizioni cooperative ai fini fiscali (c.d. "paesi white list"), l'ufficio contabile responsabile della liquidazione dovrà effettuare a campione la verifica tra quanto caricato in procedura e quanto effettivamente in possesso al richiedente il rimborso. Più in dettaglio, l'Incaricato dovrà:

1. selezionare la pratica da verificare (nel rapporto di una pratica selezionata ogni 20 missioni);
2. inviare all'interessato una notifica via mail contenente la richiesta di consegna degli originali dei giustificativi di spesa all'ufficio contabile, con l'indicazione che la missione non verrà pagata fino a che non saranno consegnati i documenti;
3. effettuare la verifica di completezza, integrità, leggibilità e conformità delle copie rispetto ai giustificativi originali cartacei;
4. al termine delle operazioni di verifica, custodire i giustificativi originali cartacei, per un periodo di almeno sei mesi dopo la liquidazione delle spese e quindi, trascorso tale periodo, distruggere i giustificativi cartacei originali ricevuti.

• Nel caso di giustificativi prodotti da operatori economici di Stati appartenenti all'elenco dell'Unione Europea delle giurisdizioni non cooperative ai fini fiscali (c.d. "paesi black list"), la verifica di conformità è sistematica e non più a campione. In dettaglio, l'Incaricato dovrà:

1. inviare all'interessato una notifica via mail contenente la richiesta di consegna degli originali dei giustificativi di spesa all'ufficio contabile, con l'indicazione che la missione non verrà pagata fino a che non saranno consegnati i documenti;
2. effettuare la verifica di integrità, completezza, leggibilità e conformità delle copie rispetto ai giustificativi originali cartacei;
3. redigere il documento di attestazione di conformità, firmarlo digitalmente e allegarlo alla Richiesta Rimborso della missione in oggetto, a valle della registrazione della Richiesta Rimborso nel sistema documentale;
4. custodire i giustificativi originali cartacei, per un periodo di almeno sei mesi dopo la presentazione dell'istanza di rimborso e quindi, trascorso tale periodo nel corso del quale viene completato il processo di conservazione del repertorio delle Richieste Rimborso delle missioni relativo al periodo di interesse, distruggere i giustificativi cartacei, ai sensi dell'art. 4 del Decreto del 17/06/2014 - Min. Economia e Finanze.

• in Coge con una scrittura Coge Prima;
• in Coan con una scrittura Coan Normale che assegna il costo certo alle coordinate analitiche e neutralizza la precedente scrittura Coan Anticipata. Il costo viene così iscritto in modo definitivo, chiudendo la scrittura anticipata;
• nel motore Iva si verifica la movimentazione dell'Iva: esso consente di collocare l'evento gestionale secondo la normativa Iva, indicando campo di attività, protocollo iva, sezionale e di utilizzare i codici iva di riferimento. Tale motore IVA NON viene attivato però dalla missione, ma solo ove si registrino eventuali fatture di acquisto relative a spese alberghiere o di somministrazione di pasti collegate a missioni in attività commerciale.