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U-WEB MISSIONI

 
Logo u-Web Missioni
 

A partire dal mese di gennaio 2023, l'Università di Napoli Federico II ha avviato con alcune strutture pilota la sperimentazione del sistema U-WEB Missioni per la gestione informatica delle missioni dei dipendenti afferenti.
A conclusione di tale fase, a partire dal primo ottobre 2023 il servizio viene esteso a tutti i dipendenti dell'Ateneo. Successivamente e gradualmente, il servizio sarà esteso anche ad altri ruoli:  contrattisti, assegnisti, dottorandi, specializzandi, borsisti, etc..

Gli interessati accedono all'applicazione U-WEB Missioni utilizzando le proprie credenziali istituzionali UniNA.

 

Breve descrizione del processo di gestione delle missioni

Per missione si intende la prestazione di un'attività fuori dall'ordinaria sede di servizio, che può essere svolta sia nel territorio nazionale, sia all'estero, per conto del datore di lavoro.
Il ciclo missione viene attivato dall'ufficio missioni, o dal soggetto che si recherà in missione, quando sorge l'esigenza che il soggetto svolga la sua attività fuori dall'ordinaria sede di lavoro. Per l'esecuzione di tale prestazione, il soggetto che andrà in missione può richiedere un anticipo.

Nel nostro Ateneo il ciclo missioni prevede in modo obbligatorio l'autorizzazione preventiva della missione. I documenti gestionali coinvolti in tale ciclo sono: autorizzazione missione, anticipo di missione (opzionale), richiesta di rimborso missione e ordinativo di pagamento per la liquidazione delle spese sostenute e giustificate. L'intero flusso è coerente con quanto prescritto nel Regolamento di Ateneo "Missioni di servizio e trasferte", emanato con DR/2020/1712 del 26.05.2020 e successivamente modificato con DR/2020/2024 del 16.06.2020.

 
 

Fasi del processo

Di seguito la descrizione sintetica del flusso principale:

Descrizione Flusso Missioni
 

Richiesta autorizzazione

L'interessato predispone e invia la richiesta di autorizzazione missione.
Se la missione viene autorizzata dal/dai Responsabili, il sistema avvisa il percipiente dell'avvenuta approvazione. La missione passa in stato "AUTORIZZATA". In caso contrario, ritorna nella disponibilità dell'interessato con lo stato "NON APPROVATA", in modo tale da consentire eventuali variazioni o l'annullamento della richiesta stessa. Il richiedente potrà iniziare la missione solo dopo che tutte le autorizzazioni necessarie sono state date, per cui la richiesta di missione è nello stato "AUTORIZZATA". 
A valle della autorizzazione da parte del/dei responsabile/i, il sistema avvisa inoltre l'ufficio amministrativo competente: sia in caso ci sia da erogare un anticipo per tale richiesta, o ci siano da prenotare delle spese, sia per poter effettuare le relative scritture contabili per l'accantonamento dei fondi.
Al rientro dalla missione, l'interessato può inserire le spese sostenute nel corso della missione per richiederne il rimborso.

Autorizzazione, verifiche amministrative e visto contabile

  1. Se è attivato il meccanismo di visto amministrativo presso la struttura responsabile, l'ufficio competente può verificare la richiesta e marcarla come "VERIFICATA", oppure "VERIFICATA CON ANOMALIE";
  2. Il Responsabile gerarchico e, nel caso di missione pagata con fondi di un'altra struttura, il Responsabile della struttura pagante, autorizzano (o non autorizzano) la missione. Nel caso di missione finanziata con fondi di progetto, l'autorizzazione viene data dal Responsabile gerarchico, dal Responsabile di progetto e dal Responsabile della struttura che gestisce i fondi. La richiesta di autorizzazione viene archiviata in automatico nel sistema documentale di Ateneo.   La richiesta di autorizzazione viene archiviata in automatico nel sistema documentale di Ateneo.
  3. L'ufficio competente esegue i controlli contabili e procedere alla contabilizzazione dell'impegno di spesa (nel caso di missioni con spese).

Richiesta di rimborso

Dopo aver svolto la missione, l'interessato presenta la richiesta di rimborso, allegando (nel caso di missione con spese) le copie degli scontrini e delle ricevute.

Contabilizzazione e liquidazione

L'Ufficio amministrativo competente esegue le verifiche contabili e di conformità della documentazione presentata e procede alla contabilizzazione. La richiesta di rimborso viene archiviata nel sistema documentale di Ateneo (in modalità automatica o manuale, a seconda dei casi) e, quindi, l'incaricato può successivamente creare l'ordinativo di pagamento per la liquidazione delle spese di missione.

Maggiori dettagli operativi sono contenuti nelle relative sezioni disponibili in questa pagina e nei manuali riportati nella sezione "Guide e Manuali".

 
 

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